Bureaux opérés : se libérer de la gestion quotidienne de son immeuble de bureau

Alors que l’offre séduit de plus en plus depuis la crise sanitaire liée à l’épidémie de Covid-19, la première expérience de bureau opéré pour Gecina ne date pas d’hier. « Il y a 7 ans, nous avions lancé un immeuble de coworking au 159 rue Charles de Gaulle à Paris, se souvient Emmanuel Attias. Déjà, les clients nous demandaient de la confidentialité, de la personnalisation, des espaces privés… » Tout ce qui est absent dans un coworking mais bien présent dans des bureaux opérés.

Qu’est-ce qu’un bureau opéré ?

En 2021, Gecina a consacré une tour entière à la Défense – appelée Adamas – à des bureaux opérés qui ont tous trouvé locataires en un temps record. La demande est forte, ce qui a conduit l’entreprise à s’engager pleinement sur ce marché et à lancer son offre, nommée YourPlace. L’entreprise aménage et équipe des espaces dans le patrimoine existant et les commercialise.

Les retours des clients sont très positifs. Mais, justement, quelle est la valeur ajoutée des bureaux opérés par rapport aux coworkings ou aux bureaux traditionnels ? "Sur le principe, le bureau opéré est un bureau clé en main, privatif, incluant un certain nombre de services, et personnalisé à l’image du locataire et de sa marque, résume Emmanuel Attias. Il est chez lui et c’est bien plus encore : nous nous chargeons du chantier d’aménagement avant l’arrivée du locataire, sans avoir à investir dans ces travaux et à mobiliser ses ressources internes. Nous gérons le quotidien au bureau, c’est-à-dire le ménage, la maintenance technique, Internet…"

Simplifier le quotidien de l’entreprise

Au-delà de ces services de base, d’autres propositions peuvent être faites, comme la livraison de paniers de fruits aux collaborateurs ou l’entretien des plantes… De quoi éviter à l’occupant l’intendance de 5 à 10 prestataires différents. Le bureau opéré, c'est en effet le choix d'un interlocuteur unique pour gérer le quotidien.

Enfin, lorsque le client décide de changer de bureau, il ne doit pas effectuer des travaux de remise en état. « Cette formule permet donc de réduire les stress liés à l’installation, à la vie quotidienne puis au départ des clients de leurs locaux, pour qu’ils se concentrent sur leur activité uniquement. On leur libère du temps de cette manière. »

Gecina est l'un des seuls opérateurs propriétaire d’immeubles de bureaux opérés sur le marché - les autres sont locataires. Ce qui permet une grande souplesse auprès des clients lorsqu’ils souhaitent investir un nouveau lieu, quelle que soit la formule souhaitée. "C’est ce qui différencie Gecina des autres, ajoute Emmanuel Attias. Nous inscrivons donc notre offre Yourplace dans le temps, avec une exigence de qualité et de durabilité. "

290 173 m² de bureaux opérés en France,

44 000 m² de demandes de bureaux opérés rien qu’à Paris,

et 593 bureaux répartis sur 403 adresses à Paris en 2023*

Les bureaux opérés : pour quels types d’entreprises ?

« Les entreprises les plus intéressées par cette formule sont en général des grands groupes bien établis, pas des startups comme on l’avait imaginé au départ » affirme Emmanuel Attias.

Plusieurs profils se dessinent. Le premier est l’entreprise qui souhaite se simplifier le quotidien. Elle veut éviter de s’occuper de l’aménagement et du ménage, et gérer un seul contrat avec un interlocuteur unique.

Le second est celui qui ne connaît pas tout à fait ses perspectives de développement. Il est en croissance sur son marché, mais il ne sait pas si ce sera sur 2 ans, 3 ans, 5 ans... Il veut de la flexibilité sur la durée, parce qu’il ne sait pas encore s’il embauchera 10 ou 20 collaborateurs l’année suivante. L’idée est de ne pas dépenser trop de frais sur l’aménagement, d’avoir des bureaux équipés et de se donner rendez-vous tous les ans ou tous les 6 mois pour renouveler le contrat si nécessaire.

Le troisième profil a besoin d’une solution transitoire pendant des gros travaux sur leur immeuble, ou avant de regrouper toutes leurs équipes sur un même site…

À différents profils, différents contrats

Les locataires de bureaux opérés ont le choix entre plusieurs types de contrats. Gecina peut offrir cette souplesse, parce qu'elle est propriétaire de ses immeubles. "Ce peut être un contrat simple de prestation de services, avec des durées flexibles, 12 mois voire plus, décrit-il. C’est toujours moins que la contrainte de 3 ans minimum pour les baux commerciaux, avec des services tout inclus ou à la carte. Pour ceux qui veulent s’engager et sécuriser leurs locaux sur des durées plus longues en revanche, nous proposons des contrats classiques, sans investissement à l’arrivée et au départ, auxquels on ajoute des services à la carte."

C’est justement la solution choisie par le cabinet de conseil Roland Berger pour ses bureaux opérés. « Nous ne connaissions pas la formule, mais les bureaux étaient disponibles quand nous en avons eu besoin, raconte Stéphane Tubiana, chargé de l’emménagement du siège de son entreprise dans l’immeuble Gecina. Nous avons été convaincus par cette solution, qui nous a permis de nous abstenir des coûts d’aménagement et de gagner du temps. Évidemment, il a fallu nous adapter à ce mode de fonctionnement, au fait de remonter nos besoins, nous qui étions habitués à tout gérer. »

Avec une offre compétitive, le choix de Roland Berger pour des bureaux opérés a été vite validé. Les services aux collaborateurs ont achevé de convaincre Stéphane Tubiana. « Nous avons sélectionné 95 % du catalogue de prestations proposées, conclut-il. Et le 2 janvier 2023, quand nous sommes entrés dans nos bureaux, nous avons été séduits par l’aménagement des espaces multifonctionnels, par la modernité des locaux et par l’accès immédiat aux nouvelles technologies. Je conseille aux entreprises cette formule de bureaux opérés. Nous pouvons désormais nous ôter de l’esprit les tâches de ménage, d’arraosage des plantes ou de gestion des fontaines à eau... C’est un vrai gain de sérénité."

*Chiffres étude Ubiqdata 2023